Наличие автотранспорта заставляет автономное учреждение приобретать ГСМ. Основной целью учета данного вида нефинансовых активов является обеспечение правомерности его расходования. Особое значение приобретает четкое исполнение требований нормативных актов, регулирующих его нормирование. Как показывает практика проверок, наибольшее количество нарушений связано именно со списанием топлива с учета. О том, как избежать ошибок в учете, мы расскажем в статье.

Нормы расхода Горюче - смазочных материалов

Свою деятельность автономное учреждение осуществляет в соответствии с планом финансовохозяйственной деятельности. Планирование расходов на ГСМ, а также ведение статистической отчетности, определение себестоимости перевозок АУ осуществляется в соответствии с Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ23р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте" (далее. Рекомендации).
В данном документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.
Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии;
2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:
- автобуса, где учитываются снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;
- самосвала, где учитываются снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);
3) транспортная норма в литрах на 100 ткм (л/100 ткм) при проведении транспортной работы грузового автомобиля.
Учет дорожнотранспортных, климатических и других факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего транспортное средство, или местной администрации).
Нормативный расход топлива определяется по формулам. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива. Например, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:
Qн. нормативный расход топлива, л;
Hs . базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S . пробег автомобиля, км;
D . поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение), %.

Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлив отсутствуют в Рекомендациях, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программеметодике (п. 6 Рекомендаций).
В соответствии с приложением 1 к Рекомендациям нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок. в килограммах на 100 л расхода топлива.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводовизготовителей, инструкциями по эксплуатации и т. п.
Бухгалтерский учет Горюче - смазочных материалов
В соответствии с п. 118 Инструкции N 157н для учета ГСМ предусмотрен счет 105 03 "Горюче - смазочные материалы", на котором учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т. д.
В автономных учреждениях, использующих различные виды Горюче - смазочных материалов, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от их видов (бензин, дизельное топливо, керосин и т. д.) и направлений их расходования (например, при использовании в платной деятельности или при выполнении государственного (муниципального) задания).
Учет расходов на приобретение ГСМ. Горюче - смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Перечень расходов, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 102 Инструкции N 157н. К ним, в частности, относятся:
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе. расходы по доставке).
Следует обратить внимание, что если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований ГСМ, то расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования Горюче - смазочных материалов в их общей стоимости. Например, согласно договору поставки каждый месяц в АУ поставляется: бензин А92 на сумму 230 000 руб.; бензин А95 . 125 000 руб.; бензин А80 . 60 000 руб. Общая стоимость составляет 415 000 руб. (230 000 +125 000 + 60 000). Расходы по доставке ГСМ на склад хранения составляют 10 800 руб. Таким образом, распределение стоимости расходов по доставке на каждый вид топлива будет соответственно следующим: бензин А92 . 5 980 руб.; бензин А95 . 3 250 руб.; бензин А80 . 1 560 руб.
Описанная выше ситуация встречается на практике довольно редко, это связано с тем, что в большинстве случаев государственные (муниципальные) учреждения не располагают собственными заправочными пунктами, поэтому зачастую приобретение ГСМ осуществляется посредством закупки топливных талонов, с помощью пластиковых карт или за наличный расчет через подотчетных лиц.
Далее при формировании фактической стоимости ГСМ следует учитывать, что в соответствии с п. 105 Инструкции N 157н в их фактическую стоимость не включаются сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.
Формирование стоимости всех видов топлив осуществляется с использованием счета 106 04 "Вложения в материальные запасы" (п. 133 Инструкции N 157н). В случае если учреждение дополнительных расходов, связанных с приобретением ГСМ, не несет, расходы по оплате их стоимости поставщику относятся сразу на счет 105 03 "Горюче - смазочные материалы".
Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую стоимость, за исключением случаев, когда деятельность АУ не подлежит обложению НДС (ст. 149 НК РФ) либо налогоплательщик имеет освобождение от исполнения данных обязанностей в соответствии со ст. 145 НК РФ.
Принятие к учету расходов, связанных с приобретением ГСМ, будет отражено следующим образом (п. 51 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 106 04 000 "Вложения в материальные запасы"
Кредит счетов 0 302 34 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов", 0 302 22 000 "Расчеты по транспортным услугам", 0 302 26 000 "Расчеты по прочим работам, услугам"
Оприходование ГСМ в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении, в том числе по нескольким договорам, отражается так (п. 34 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы" (105 23 000, 105 33 000)
Кредит счетов 0 106 04 000 "Вложения в материальные запасы", 0 302 00 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов", 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", 0 304 04 340 "Внутренние расчеты по приобретению материальных запасов" (в рамках движения ГСМ между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами))
Рассмотрим на примерах принятие к учету ГСМ посредством их приобретения:
- по безналичному расчету;
- по топливным талонам;
- с использованием топливных карт;
- за наличный расчет через подотчетных лиц.

АУ приобрело три канистры масла по цене 1 500 руб. за штуку (в том числе НДС 18% . 228,80 руб.). Расходы по доставке составили 200 руб. (в том числе НДС 18% . 30,50 руб.). Оплата производилась в безналичном порядке за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС. Счет учреждения обслуживается кредитной организацией.
Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

* Оприходование ГСМ от топливной компании производится на основании накладной и счетафактуры.

АУ в апреле 2011 г. приобрело за счет приносящей доход деятельности 100 талонов на бензин А80. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина. Цена 1 л. 20 руб. (в том числе НДС). Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (12 000 руб.) и окончательный расчет в конце месяца (28 000 руб.). Учреждение обслуживается в Федеральном казначействе.
Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов. Иванову В. В. и 15 талонов. Сидорову И. И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. АУ освобождено от обязанности плательщика НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

* Согласно п. 169 Инструкции N 157н талоны на бензин являются денежными документами и должны храниться в кассе учреждения. Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001); по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) водителям выдаются талоны под отчет.
** Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей. В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

АУ осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 50 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС. 76,27 руб.), которая переходит в собственность учреждения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в подотчет водителю легкового автомобиля.
В конце месяца водитель представил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте на сумму 50 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета, открытого в ОФК, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.
При отражении операций с использованием топливных карт следует отметить, что ни Инструкцией N 157н, ни Инструкцией N 183н порядок их отражения не разъяснен. Однако ранее Минфином в Письме от 03.06.2008 N 02 14 10а/1611 были даны рекомендации о том, что приобретенные карты по предварительно оплаченным товарам рассматриваются в целях бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Таким образом, карты ГСМ следует учитывать в соответствии с Инструкцией N 157н на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и месту их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н). В ней указываются виды, серии и номера бланков, даты их получения (выдачи), цена, количество и подписи лиц, их получивших.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями:

* Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции N 157н).
** Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов (п. 337 Инструкции N 157н).
*** Количество заправленного бензина и его стоимость подтверждаются документами, выданными водителю на заправочной станции, которые он прилагает к авансовому отчету. В конце месяца количество и стоимость сверяется со счетомфактурой и накладной, выданной топливной компанией.

АУ выдало водителю под отчет денежные средства в сумме 1 100 руб. на приобретение бензина А92. Им в установленные сроки представлен авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками на эту сумму. Расходы осуществляются за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

* Сроки выдачи денежных средств под отчет на приобретение ГСМ и представления авансовых отчетов отражаются в учетной политике учреждения.
Учет списания ГСМ. Сама процедура списания ГСМ не вызывает особой сложности в учете. В соответствии с п. 108 Инструкции N 157н выбытие (отпуск) данного материального запаса производится по фактической стоимости каждой единицы (литра, килограмма и т. д.) либо по средней фактической стоимости.
Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по их группе (виду) закрепляется в учетной политике АУ и осуществляется в течение финансового года непрерывно.

Определение средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска) (п. 108 Инструкции N 157н).
Списание бензина (дизельного топлива) производится на основании правильно оформленных путевых листов (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) водителей автотранспортных средств АУ, отражающих его использование (п. 36 Инструкции N 183н). Иные Горюче - смазочные материалы (масла, тосол, охлаждающая жидкость и т. п.) списываются согласно Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Расходование масел, указанное в акте, должно соответствовать количеству использованного бензина, отраженному в путевых листах. Как было уже отмечено выше, это связано с тем, что смазочные жидкости расходуются по норме, рассчитанной на 100 л расхода топлива автотранспортного средства.
Выбытие израсходованных ГСМ отражается следующей бухгалтерской записью (п. 37 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272, 0 109 90 272)
Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы" (0 105 23 000, 0 105 33 000)
Рассмотрим списание ГСМ на примере.

Согласно представленным водителем путевым листам за апрель 2011 г. пробег автомобиля ГАЗ3102 составил 886 км. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 1,5 млн человек, в связи с чем приказом руководителя АУ установлена надбавка в размере 20% по городу. Базовая норма расхода бензина составила 12,5 л/100 км. Срок эксплуатации автомобиля. менее 5 лет. Стоимость одного литра бензина. 23 руб.
В бухгалтерию, помимо путевых листов, был представлен акт на списание масла моторного за апрель. Его стоимость по документам равна 52 руб. за литр, норма расхода. 1,7 л/100 л бензина (цены в примере условные).
Автомобиль используется в деятельности, приносящей доход.
Рассчитаем расход бензина автомобиля ГАЗ3102 за апрель: 0,01 x 12,5 л x 886 км x (1 + 0,01 x 20) = 132,90 л.
Определим расход масла моторного за апрель: (132,90 x 1,7 / 100) л = 2,26 л.
В бухгалтерском учете данные записи будут отражены следующим образом:

Перерасход Горюче - смазочных материалов: особенности списания

В государственных (муниципальных) учреждениях расход по ГСМ можно принять к учету только в пределах норм, установленных организацией. Если фактический расход превысил утвержденную норму, то списать его на затраты АУ можно только по письменному распоряжению руководителя. Однако для принятия такого распоряжения водитель должен письменно изложить причину произошедшего перерасхода. В случае если причина уважительная (сложные дорожные или климатические условия, авария и т. д.), производится списание, в ином случае факт перерасхода ГСМ должен быть отнесен на виновное лицо.
В последнем случае не следует забывать о нормах Трудового кодекса. В соответствии со ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Полная материальная ответственность за причиненный ущерб в силу ст. 243 ТК РФ может возлагаться в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Сумма выявленного перерасхода списывается следующими бухгалтерскими записями:
- на сумму списанных ГСМ согласно принятому учреждением решению (п. 37 Инструкции N 183н):

Кредит счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы"
- одновременно на сумму потери по рыночной стоимости с отнесением на виновное лицо (п. 112 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
Кредит счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"
Возмещение ущерба, нанесенного учреждению виновным лицом, может осуществляться:
- путем внесения денежных средств в кассу АУ;
- путем самостоятельного приобретения виновным лицом необходимых ГСМ (возмещение в натуральной форме);
- путем удержания из заработной платы сотрудника.
Операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 113 Инструкции N 183н):
- поступление денежных средств от виновных лиц в кассу АУ:
Дебет счета 0 201 34 000 "Касса"

- возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме:
Дебет счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"
Кредит счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
- возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ:
Дебет счета 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда"
Кредит счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
Рассмотрим операции по списанию перерасхода ГСМ на примере.

Воспользуемся условиями примера 5. Предположим, что фактический расход бензина автомобиля ГАЗ-3102 составил 200 л при норме 132,90 л. Согласно письменному объяснению водителя автомобиля перерасход горючего в количестве 67,10 л произошел по его вине. Руководителем АУ принято распоряжение о взыскании с виновного лица стоимости перерасхода бензина путем удержания суммы недостачи из его зарплаты.
Учетная стоимость одного литра бензина. 23 руб., рыночная стоимость на момент обнаружения факта перерасхода. 23,50 руб.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

* В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, . 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?

Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист , лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ , водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд , то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:

1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).

Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе;

сведения о сроке действия путевого листа.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

путевые листы;

акты списания тосола, масел;

оборотные ведомости.

Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.

Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.

Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:

внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);

Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.

Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.

Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:

при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;

при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);

при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);

при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.

Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.

Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.

Счетные ошибки при определении расхода топлива.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) , где:

Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.

В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.

Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.

Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.

Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.

В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:

искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;

регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;

ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;

отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Как списывать моторное масло по нормам? Сразу после заливки масла в двигатель или частями по мере расхода дизельного топлива? Как списание сопоставить с нормами расхода? Часть ответа: Если Ваша машина упоминается в Рекомендациях Минтранса, то Возьмите базовые нормы оттуда: www.1gl.ru/#/document/99/902092963/?step=3. Для автомобилей, отсутствующих в Рекомендациях (или Вам не нравятся данные нормы), норму придется разрабатывать самостоятельно. Базовые нормы расходования масел и смазок следует установить в литрах на литр потраченного топлива.В продолжение: если в транспортном цехе залили в а/м 3 литра этого количества примерно хватает на 6 мес. Мне в бух.учете ежемесячно по формуле списывать его на затраты по 0,5л? А если в эти 6 мес будет инвентаризация, как можно будет подтвердить остатки, если масло все в двигатель ушло?

Как следует из содержания вопроса, масло Вы уже списываете по норме, когда отпускаете 3 литра на 6 мес. Поэтому следует единовременно списать 3 литра масла и при инвентаризации не учитывайте, поскольку оно находится в работе и не хранится отдельно в местах хранения. Если в процессе работы двигателя потребовалась доливка или замена масла раньше сроков, предусмотренных нормами, то, соответственно, дополнительный расход масла будет сверхнормативным.

Обоснование

Из материалов Книги Библиотека журнала «Главбух». Затраты на служебный транспорт: от покупки до списания 5.2. Покупка аптечек, огнетушителей, эксплуатационных жидкостей

С эксплуатацией автомобиля связан еще ряд дополнительных трат (не очень больших). Все они отражаются в бухгалтерском учете как текущие расходы, а в налоговом учете – как расходы на содержание транспорта в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, сразу можно списать затраты на покупку жидкости стеклоомывателя.

Также в эту группу входят: исправный огнетушитель, аптечка с неистекшим сроком годности, а также знак аварийной остановки по ГОСТ Р 41.27-99. Если таких аксессуаров нет в автомобиле, то это считается неисправностью, при которой эксплуатация авто вообще запрещена. Причем за подобные нарушения предусмотрен штраф в сумме 100 рублей согласно части 1 статьи 12.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наконец, периодически (не очень часто) требуется доливать в автомобиль масло или антифриз. К слову сказать, в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р есть нормы расхода моторного масла и иных жидкостей (антифриза, масла трансмиссии). Но опять-таки лимиты предусмотрены только для машин, которые стали выпускать до марта 2008 года. Так что по более новым маркам автомобилей ориентируйтесь на данные завода-изготовителя.

Однако фактический расход того же антифриза может быть больше значения, установленного чиновниками. В таком случае, ориентируясь на информацию завода-изготовителя, вы можете разработать свои нормы. Списывают данные виды ТМЦ на основании приказа по организации, в котором перечислены виды жидкости (тосол, моторное масло и прочее) и нормы их расхода. Обычно готовят такой документ главный инженер совместно с главным механиком. Плату за тосол или масло спишите в составе расходов на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*

Еще один момент. Если фактический расход антифриза намного больше рекомендованного, то возможна утечка жидкости. Это нужно зафиксировать в дефектном акте и акте на списание материальных ценностей. Проблему нужно диагностировать и устранить. Тут уже речь о затратах на ремонт (ст. 260 Налогового кодекса РФ). По данному основанию спишите как стоимость утекшей жидкости, так и затраты на устранение поломки (например, стоимость радиатора и работ по его замене).

Что касается документов, то все довольно просто и стандартно. Обычно все эти вещи (жидкость стеклоомывателя, аптечку и прочее) покупают сотрудники компании за наличный расчет. То есть нужно выдать, например, водителю наличные под отчет. А списывать расходы после того, как будет утвержден авансовый отчет.

Подскажите, пожалуйста, как правильно списывать тосол и тормозную жидкость, использованные для технического обслуживания автотранспорта? Какими нормативными документами при этом следует руководствоваться, в частности, можно ли применять Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (специальные масла - 0,05 л/100 л)? Как часто необходимо проводить списание этих эксплуатационных жидкостей (один раз в месяц, в квартал, раз в полгода)?

Для начала давайте выясним, с чем имеем дело. Что же такое тосол и тормозная жидкость? Тосол - это разновидность незамерзающей охлаждающей жидкости (антифриза), разработанной в СССР. Его название происходит от сокращенного «ТОС» (технология органического синтеза). Тосол защищает системы охлаждения двигателя автомобиля при низких температурах зимой и от перегревов летом. Следует отметить, что тосол имеет ряд особенностей, которые отличают его от других видов антифриза, однако от этого его суть и назначение не меняются.

Кстати, Госкомпредпринимательства в свое время в письме от 21.06.2004 г. № 4123 указало на принадлежность тосола к нефтепродуктам . То есть тосол следует рассматривать как горюче-смазочную жидкость.

Относительно тормозной жидкости , то она является неотъемлемой частью гидравлической системы всех автомобилей, оснащенных дисковыми и барабанными системами торможения. Главное назначение тормозной жидкости - это передача энергии от главного тормозного цилиндра к колесным цилиндрам. Последние прижимают тормозные накладки к тормозным дискам или барабанам, что собственно и обеспечивает процесс торможения.

Имейте в виду: порядок и периодичность проведения технического обслуживания и ремонта дорожных транспортных средств юридическими лицами независимо от форм собственности определены Положением о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденным приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее - Положение № 102 ). В частности, сезонное техническое обслуживание транспортного средства предусматривает в первую очередь промывание системы охлаждения двигателя автомобиля (п. 1 приложения В к Положению № 102 ). Целью такого техобслуживания является подготовка авто к использованию в условиях осенне-зимнего и весенне-летнего периодов. Сезонное техническое обслуживание согласно п. 3.11 Положения № 102 следует осуществлять дважды в год (весной и осенью) вместе с дежурным ТО-2 (второе техническое обслуживание).

В свою очередь, проверка уровня жидкости в гидроприводе тормозов является одним из видов работ, которые выполняют при ТО-1 (первое техническое обслуживание). На это указывает п. 20 приложения А к Положению № 102 (ср. 025069200). Периодичность проведения ТО-1 определена в п. 3.9 Положения № 102 (Таблица 1. Периодичность технического обслуживания дорожных транспортных средств). В зависимости от вида транспортного средства - это один раз на каждые 5000 км пробега (для легковых автомобилей) и один раз на 4000 км (для грузовых автомобилей и автобусов, созданных на их базе). Однако такая периодичность техосмотров, предусмотренная нормами Положения № 102 , носит рекомендательный характер. К тому же она по большей части отличается от периодичности обслуживания, определенной документацией завода-производителя. Следовательно в этом вопросе следует руководствоваться прежде всего требованиями и рекомендациями заводов-производителей соответствующих транспортных средств.

Теперь о нормах списания тосола (другого вида антифриза) и тормозной жидкости. Сразу же отметим, что Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 , не содержат никаких норм расхода упомянутых эксплуатационных жидкостей. А специальные масла, о которых идет речь в вопросе, являются разновидностью моторных масел, предназначенных специально для конкретных видов двигателей. Никакого отношения к тормозной или охлаждающей жидкости такие масла не имеют. Поэтому руководствоваться при их списание упомянутыми Нормами нельзя . Информацию по этому поводу стоит искать в технической документации по эксплуатации транспортных средств, рекомендациях заводов-производителей. И уже с учетом этих данных следует устанавливать нормы расходов охлаждающей, тормозной и других видов эксплуатационных жидкостей для каждого автомобиля отдельно.

Для документального оформления хозяйственных операций по поступлению, движению и выбытию запасов бюджетные учреждения должны применять первичные документы, утвержденные приказом Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению» от 18.12.2000 г. № 130. Такое требование предусмотрено п. 3 разд. І Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11 . Таким образом, при списании тосола и тормозной жидкости, использованных для техобслуживания транспортного средства, следует оформлять Акт списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 . Также допускается составление акта о списании произвольной формы с указанием в нем исчерпывающей информации об объекте списания (название материальных ценностей, их количество, цели, на которые они использованы).

Для обобщения информации о наличии и движении таких эксплуатационных жидкостей, как охлаждающая и тормозная, предназначен субсчет 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». На этом субсчете учитывают указанные материальные ценности с момента их оприходования на склад до момента их фактического расходования. Выданные со склада водителям (механикам) тосол и тормозную жидкость отражают на отдельных аналитических счетах в разрезе лиц, которые их получили. Сразу после использования для технического обслуживания транспортного средства эти жидкости списывают с учета. То есть тормозная и охлаждающая жидкости, залитые в соответствующие системы автомобиля, являются одним целым с ним и отдельно не учитываются.

Порядок отражения операций по замене тосола и тормозной жидкости в автомобиле на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на примере.

Пример . Для проведения технического обслуживания легкового служебного автомобиля было приобретено 10 л тосола А-40 стоимостью 160,00 грн. (в том числе НДС - 26,67 грн.) и 1 л тормозной жидкостей DOT-4 стоимостью 159,00 грн. (в том числе НДС - 26,50 грн.). Эксплуатационные жидкости переданы со склада водителю Кравченко М. О. для заливания в систему охлаждения двигателя и тормозную систему автомобиля на основании накладной типовой формы № З-3. Списание фактически израсходованных тосола и тормозной жидкости оформлено актом списания (форма № З-2).

В бухгалтерском учете эти операции отображаются так (см. с. 32):

Немало бюджетных учреждений используют в своей деятельности автомобили. Очевидно, что ни один из них не может функционировать без моторного масла. Его периодическая замена необходима для нормальной работы двигателя авто. Но это вовсе не новость для бухгалтеров бюджетных учреждений. А вот как часто следует менять моторное масло, какие нормы его расхода и, самое главное, что потом делать с отработанным маслом, знают не все. Тем, что нам известно по данному вопросу, охотно поделимся с вами в этой статье.

Мы с вами уже знаем, как правильно заправить «железного коня» (см. статью «Талоны, смарт- и скретч-карты на горючее: что и как правильно применять» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 41), а также как заменить в нем тормозную и охлаждающую жидкость (см. «Списываем тосол и тормозную жидкость» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 20). Остается лишь заменить моторное масло и - полный вперед!

Однако моторное масло отличается от того же горючего тем, что последнее полностью сгорает в процессе работы автомобильного двигателя. Тогда как масла после отработки ими своего функционального ресурса требуют слива из автомобиля. И с учетом этого возникает закономерный вопрос: что делать с таким отработанным материалом? Но, чтобы было, что сливать, сначала нужно что-то залить. Поэтому для начала выясним нюансы замены моторного масла.

Замена моторного масла

С какой периодичностью следует проводить замену масла в двигателе автомобиля?

Порядок проведения технического обслуживания (в том числе замены моторного масла) и ремонта дорожных транспортных средств определен Положением № 102 . Согласно п. 3.7 этого Положения техническое обслуживание транспортного средства необходимо выполнять в планово-обязательном порядке, включая определенный этим документом и инструкциями производителей перечень обязательных работ. В частности, первое техническое обслуживание рекомендовано осуществлять с периодичностью в соответствии с таблицей 1 ( п. 3.9 Положения № 102 ). Примерный перечень операций ТО-1 приведен в приложении А к Положению № 102 . Работы по замене масла в поддоне картера двигателя как раз входят в этот перечень операций. Согласно таблице 1 такое техобслуживание для легковых автомобилей и автобусов должно проводиться каждые 5000 км .

Важно! Если определенная в таблице 1 периодичность обслуживания отличается от периодичности, установленной документацией завода-производителя, следует руководствоваться указанной документацией .

Также периодичность техобслуживания в целом и замены моторного масла в частности в значительной степени зависит от условий эксплуатации (рельефа местности, технической категории автомобильных дорог и т. п.). Таким образом, в первую очередь нужно ориентироваться на периодичность замены моторного масла, определенную заводом-изготовителем соответствующего автомобиля. На практике моторное масло меняют, как правило, через каждые 7000 - 8000 км . Также желательно каждые 1000 - 2000 км пробега все-таки заглядывать под капот и проверять уровень масла. Чтобы определить, нужно ли добавлять моторное масло, следует воспользоваться масляным щупом, который отражает его уровень в двигателе.

Какими нормами расходов моторного масла следует руководствоваться?

Для планирования потребности в горюче-смазочных материалах, контроля за их расходами и ведения отчетности бюджетные учреждения руководствуются Нормами № 43 . Об этом должно быть указано в приказе об учетной политике учреждения или же в отдельном приказе, которым будет установлено, что при списании горюче-смазочных материалов надо использовать именно Нормы № 43 .

Для дизельных и газодизельных грузовых автомобилей и автобусов с полной массой свыше 3,5 т:

моторное масло - до 2,8 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

трансмиссионное масло - до 0,4 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

специальные масла - до 0,1 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

пластичные (консистентные) смазки - до 0,3 кг/100 л (кг/100 м 3 СПГ) Q н;

Для остальных автомобилей и автобусов:

моторное масло - до 1,8 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

трансмиссионное масло - до 0,15 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

специальные масла - до 0,05 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

пластичные (консистентные) смазки - до 0,1 кг/100 л (кг/100 м 3 СПГ) Q н.

При этом нормативы расходов смазочных материалов уменьшаются на 50 % для всех автомобилей, находящихся в эксплуатации менее 3 лет . В то же время для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет или имеющих пробег свыше 150 тыс. км , такие нормы могут быть увеличены до 20 % . Но такое увеличение обязательно должно быть надлежащим образом обосновано .

Необходимо понимать, что нормативы расходов смазочных материалов включают в себя замену смазочных материалов во время технического обслуживания и периодическое их добавление в процессе эксплуатации.

Внимание! Нормативные расходы соответствуют предельно допустимым расходам. То есть они могут быть значительно выше, чем обычные расходы смазочных материалов автомобилей в удовлетворительном техническом состоянии. Особенно это касается авто современных конструкций.

Временные нормы расходов смазочных материалов вводятся в действие приказом руководителя учреждения и распространяются только на автомобили данного учреждения. Причем уже из названия таких норм понятно, что они будут действовать не постоянно, а только в течение определенного времени. А конкретно, при введении в действие в Украине постоянных норм расходов топлива и смазочных материалов на соответствующие модели (модификации) автомобилей эти нормы утратят свою силу.

Теперь о том, как определить предельно допустимые расходы смазочных материалов для конкретного пробега служебного автомобиля. Для этого нужно воспользоваться следующей формулой:

Q с = Q н х Q г : 100 л ,

где Q с - нормативные расходы смазочных материалов для фактического пробега автомобиля;

Q н - временный норматив расходов смазочных материалов на 100 л израсходованного горючего;

Q г - нормативные (исходя из базовой линейной нормы) расходы горючего исходя из фактического пробега автомобиля.

Пример 1 . Заведение здравоохранения имеет на балансе специализированный медицинский автомобиль ГАЗ-32214. Приказом руководителя заведения установлен временный норматив расхода моторного масла для этого автомобиля на уровне 1,8 л в расчете на 100 л израсходованного горючего. С учетом инструкции производителя руководителем учреждения принято решение о проведении замены моторного масла через каждые 7000 км пробега. Нормативный расход горючего (с учетом базовой линейной нормы) на этот пробег - 1456 л (20,8 л/100 км х 7000 км).

Таким образом, нормативные расходы моторного масла равны: 1,8 л х 1456 л: 100 л = 26,21 л. То есть это максимально возможное количество моторного масла, которое можно списать на работу такого автомобиля в течение выполнения им пробега в 7000 км.

Для замены масла в картере двигателя, как правило, требуется 5,5 - 6 л масла. Остальные 20,21 л (26,21 - 6) водитель может добавлять по мере необходимости.

По каким КЭКР планировать расходы на замену моторного масла?

Для того чтобы правильно запланировать расходы на замену моторного масла в служебном авто, прежде всего нужно четко понимать, каким способом будет проводиться такая операция. Ведь здесь есть два варианта развития событий:

Или замена выполняется собственными силами учреждения без привлечения сторонних специалистов (штатным водителем, механиком учреждения). Этот вариант выполнения работ по замене моторного масла является более распространенным;

Или замена производится на СТО .

Если вы избрали первый вариант, тогда сначала нужно приобрести моторное масло. Расходы на приобретение таких материалов согласно п. 15 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 следует планировать и осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Если же в учреждении нет специалиста, который мог бы заменить моторное масло в автомобиле, то придется обратиться в СТО. Оплату услуг по техобслуживанию транспортных средств (в том числе и замене масла в двигателе) следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». Этого требует п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333 . По большей части, исполнитель работ использует собственные расходные материалы, поэтому в отдельном приобретении масла нет необходимости.

Как правильно отразить в учете операцию по замене моторного масла?

Для учета смазочных материалов в Плане счетов предназначен субсчет 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». Учет по этому субсчету следует вести в разрезе видов горючего и смазочных материалов. То есть для учета моторного масла определенного вида и производителя необходимо открыть отдельный аналитический счет в рамках субсчета 235.

Что касается документального оформления операции по замене моторного масла в служебном автомобиле, то здесь опять-таки все зависит от способа выполнения такой замены. В частности, при проведении замены собственными силами учреждения списание моторного масла следует оформлять Актом списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 . В акте обязательно нужно указать, для техобслуживания какого конкретно автомобиля было использовано моторное масло. Основанием для выполнения работ по техническому обслуживанию служебного автомобиля должно быть распоряжение руководителя учреждения.

Зато, если замена масла осуществляется на СТО, отношения с исполнителем работ прежде всего следует оформить договором . Также взаимоотношения между заказчиком и исполнителем услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств (далее - КТС) урегулированы Правилами № 615 . Так, в момент передачи подрядной организации транспортного средства оформляется Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 2 к Правилам № 615 ), который составляется в двух экземплярах. В свою очередь, Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) после предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 3 к Правилам № 615 ) удостоверяет факт предоставления услуг. В случае замены эксплуатационных жидкостей (в том числе моторного масла) при техническом обслуживании КТС исполнитель указывает в данном акте их наименование, маркировку и необходимые эксплуатационные параметры. Кроме того, после завершения работ исполнитель должен предоставить заказчику следующие документы ( п. 8 разд. VІІ Правил № 615 ):

1) счет-фактуру, наряд-заказ, накладную, квитанцию и т. п.;

2) гарантийный талон (один экземпляр);

3) приложения к эксплуатационной документации;

4) справку-счет на составные части, приобретенные и установленные исполнителем на КТС.

Утилизация отработанных моторных масел

Что делать с отработанным моторным маслом?

Ответ однозначный - утилизировать . Ведь отработанные нефтепродукты, не пригодные для использования по назначению (в том числе отработанные моторные, индустриальные масла и их смеси), являются опасными отходами . Они относятся к разделу А Желтого перечня отходов .

Механизм сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных моторных масел регламентирован Порядком № 1221 . Действие этого Порядка распространяется на субъектов хозяйствования всех форм собственности , в процессе деятельности которых на территории Украины образуются отработанные масла ( п. 3 Порядка № 1221 ). Такие субъекты хозяйствования считаются потребителями масел (смазок).

Основные обязанности потребителей масел (смазок) приведены в п. 6 Порядка № 1221 . В частности, они должны:

Обеспечить раздельный сбор отработанных масел;

Сдавать отработанные масла на приемные пункты или непосредственно переработчикам отработанных масел (смазок);

Осуществлять первичный учет в отношении приобретенных масел, их использования, дальнейшего обращения с отработанными маслами;

Подавать информацию о состоянии обращения с отработанными маслами. Такая информация подается ежеквартально до 10 числа следующего месяца в Госэкоинспекцию по форме в соответствии с приложением 5 к Порядку № 1221 . Это требование не касается субъектов хозяйствования, которые проводят замену масел (смазок) в транспортных средствах в пунктах замены.

Таким образом, каждое учреждение должно либо самостоятельно обеспечить утилизацию отработанных масел, либо поручить это специализированному предприятию. Если учреждение не может самостоятельно обеспечить их утилизацию, оно должно заключить договор или с переработчиком масел, или с пунктом их приема.

Факт приема отработанного моторного масла специализированное предприятие должно подтвердить актом приема отработанных масел (смазок) в соответствии с приложением 3 к Порядку № 1221 . Этот документ оформляется в двух экземплярах. Один из них предоставляется учреждению, которое сдает указанные отходы, а второй остается у принимающего их субъекта хозяйствования, который имеет лицензию на право осуществления хозяйственной деятельности в сфере обращения с опасными отходами ( п. 13 Порядка № 1221 ).

Самым правильным будет сдать отработанное моторное масло на переработку специализированному предприятию. Сейчас пунктов приема таких отходов немало в каждом городе. Однако они часто устанавливают минимально допустимое для сдачи количество таких масел. Поэтому возможно его придется некоторое время накапливать, прежде чем сдать на переработку.

Также отработанное масло может быть использовано в хозяйственных целях. Например, его иногда применяют для смазывания деталей в разных инструментах (бензопила, сучкорезы, мото-косы и т. п.). Не секрет и то, что обработка деревянных поверхностей (исключительно для наружных работ) отработанным маслом предотвращает их порчу под воздействием окружающей среды.

Именно от того, как вы планируете в дальнейшем использовать отработанное моторное масло, и будет зависеть порядок его учета.

Нужно ли оприходовать отработанное моторное масло? Каков порядок его учета?

Запасы признаются активом при условии, что их можно достоверно определить, а также если использование таких запасов предусматривает получение будущих экономических выгод . Указание на это содержит п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 123 . Значит, отработанное моторное масло следует оприходовать на баланс учреждения, если вы можете сдать его на переработку и получить за это хоть какой-нибудь доход. Также нужно оприходовать такое масло, если вы планируете его использовать для хозяйственных нужд учреждения. Зато в случае, когда за утилизацию отработанного масла вам не платят, а вам самим придется заплатить (и такое возможно), тогда зачислять его на баланс учреждения нет никакого смысла. Достаточно будет вести только количественный учет этих отходов.

Для учета запасов, удерживаемых с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи, Планом счетов предусмотрен субсчет 261 «Запасы для распределения, передачи, продажи». Поэтому отработанное масло, которое учреждение планирует передать (реализовать) специализированному предприятию для утилизации, следует учитывать на этом субсчете. Тогда как учет отработанного масла, которое планируется оставить в учреждении и использовать для хозяйственных целей, целесообразно вести на субсчете 239 «Прочие материалы».

В целом порядок учета отработанного масла мало чем отличается от порядка учета металлолома, о котором мы уже не раз рассказывали на страницах нашей газеты. Оприходование такого масла (аналогично оприходованию металлолома) следует оформлять накладной (актом о приеме материальных ценностей). Результаты его оценки также нужно отразить в акте оценки произвольной формы. Стоимость таких материалов определяют исходя из цены их возможной реализации.

Важно! Если отработанное масло остается для непосредственного использования в учреждении (не сдается специализированному предприятию для переработки), не позднее последнего рабочего дня месяца на сумму таких материалов необходимо составить и подать в органы Госказначейской службы Справку о поступлениях в натуральной форме .

Рассмотрим порядок отражения операций по замене моторного масла в служебном автомобиле на счетах бухгалтерского учета на условном примере.

Пример 2 . Больница приобрела 6 л моторного масла для технического обслуживания кареты скорой помощи (ГАЗ-32214). Стоимость моторного масла - 420 грн. (в том числе НДС - 120 грн.). Замену масла в поддоне картера двигателя автомобиля произвел водитель больницы. Стоимость использованного масла списана на фактические расходы на основании акта списания по типовой форме № З-2.

При замене моторного масла из автомобиля было слито и оприходовано 5,5 л отработанного масла. Согласно акту оценки его стоимость составляет 27,50 грн. (5,5 л х 5 грн.). Руководством было принято решение о передаче отработанного масла на переработку специализированному предприятию. Факт передачи отходов специализированному предприятию был удостоверен актом приема отработанных масел (смазок).

Денежные средства за сданное отработанное масло в сумме 27,50 грн. поступили на специальный регистрационный счет бюджетного учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отображать так:

На этом все. Берегите природу и уважайте закон!

Нормативные документы

КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Желтый перечень отходов - Желтый перечень отходов, утвержденный постановлением КМУ от 13.07.2000 г. № 1102.

Порядок № 1221 - Порядок сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных масел (смазок), утвержденный постановлением КМУ от 17.12.2012 г. № 1221.

Постановление № 118 - постановление КМУ «Об утверждении Порядка подачи декларации об отходах и ее формы» от 18.02.2016 г. № 118.

Положение № 102 - Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.

Нормы № 43 - Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

Инструкция № 333 - Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

План счетов - План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Правила № 615 - Правила предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденные приказом Мининфраструктуры от 28.11.2014 г. № 615.

ДСанПіН 2.2.7.029-99 - Государственные санитарные правила и нормы «Гигиенические требования обращения с промышленными отходами и определение их класса опасности для здоровья населения» ДСанПіН 2.2.7.029-99, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 01.07.99 г. № 29.

НП(С)БУ 123 - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.